Kurulu bir BI sistemini devralmak, sıfırdan yeni sistem kurmaktan farklı bir disiplindir. Çünkü teknik yapının yanında yıllar içinde oluşmuş iş kuralları, kullanıcı alışkanlıkları ve görünmeyen operasyon bağımlılıkları da devralınır.
İlk 30 günün amacı sistemi hemen değiştirmek değil; önce anlamak, kritik riskleri görünür hale getirmek ve kontrollü bir devralma planı oluşturmaktır.
1. Teknik Envanteri Çıkarın
Veri kaynakları, veritabanları, ETL paketleri, SQL Agent job’ları, SSAS modelleri, Power BI dataset ve raporları, gateway’ler, kullanıcı grupları ve servis hesapları tek listede görünür olmalıdır.
2. Veri Akışı ve Bağımlılıkları Haritalayın
Hangi kaynak hangi ETL sürecini besliyor? Hangi tablo hangi semantic modelde kullanılıyor? Bir job başarısız olduğunda hangi raporlar etkileniyor? Bu soruların cevabı olmadan sistem üzerinde güvenli değişiklik yapmak zordur.
3. Kritik İş Kurallarını Belirleyin
KPI hesapları, özel eşleştirme kuralları, tarih karşılaştırmaları, şube/ürün kodlama mantıkları ve istisnalar dokümante edilmelidir. Teknik kodu görmek, iş kuralını anlamakla aynı şey değildir.
4. Yenileme ve Operasyon Akışını İnceleyin
Günlük veri ne zaman geliyor? ETL ne zaman başlıyor? SSAS ne zaman process oluyor? Power BI refresh hangi sırada çalışıyor? Kritik job’ların maksimum çalışma süreleri ve hata durumunda izlenecek prosedürler net olmalıdır.
5. Performans ve Kaynak Risklerini Ölçün
Uzun süren sorgular, yüksek RAM tüketimi, büyüyen modeller, gereksiz partition yapıları veya sık hata veren job’lar devralma sonrası öncelikli risk listesine alınmalıdır.
6. Güvenlik ve Yetkilendirmeyi Kontrol Edin
RLS kuralları, kullanıcı/grup erişimleri, servis hesapları ve kişisel hesaba bağlı süreçler incelenmelidir. Bir sistemin sürdürülebilirliği, kritik işlemlerin tek kişinin hesabına bağlı olmamasıyla da ilgilidir.
7. Önce Stabilizasyon, Sonra Yeniden Tasarım
İlk ayda tüm mimariyi değiştirmek yerine en kritik operasyon ve veri doğruluğu risklerini stabilize etmek daha sağlıklı bir yaklaşımdır. Yeniden tasarım kararları sistem yeterince anlaşıldıktan sonra verilmelidir.
Sonuç
İyi bir BI devralma süreci yalnızca dosya ve şifre teslimi değildir. Envanter, iş kuralları, bağımlılıklar, operasyon prosedürleri ve risklerin birlikte devralınması gerekir.
Mevcut BI sisteminizi başka bir danışmandan veya ekipten devralmanız gerekiyorsa devralma yaklaşımımızı inceleyebilirsiniz.